Dans un monde en constante évolution numérique, la facturation électronique s'impose comme une nécessité pour les entreprises.
En effet, la dématérialisation des factures présente d’énormes avantages :
Parmi les formats émergents, Factur-X se distingue comme une solution innovante répondant aux exigences réglementaires.
Cet article explore en détail le format Factur-X, son contexte réglementaire, et présente un cas concret d'implémentation réussie.
La facturation électronique n'est pas un concept nouveau. Depuis plus de 20 ans, les normes EDI (Échange de Données Informatisées) ont permis aux entreprises d'échanger des documents commerciaux de manière dématérialisée.
Cependant, l'État français a souhaité développer sa propre norme pour démocratiser cette pratique et améliorer la visibilité sur les transactions financières entre entreprises et établissements publics.
Cette initiative a donné naissance à une norme d'échange qui s'est étendue à l'échelle européenne. Bien que son utilisation ne soit pas obligatoire pour toutes les transactions, l'État français exige le dépôt des factures sur la plateforme Chorus pour les échanges avec le secteur public.
On peut alors considérer que Factur-X devient un standard que toutes les entreprises ont intérêt à utiliser.
Chorus, la plateforme de facturation électronique de l'État français, offre trois modes de dépôt des factures :
Factur-X se présente comme un format hybride, combinant les avantages de la lisibilité humaine et de l'automatisation. Il se compose de :
Ce format offre cinq niveaux de détail, allant du MINIMUM (informations de base sur l'émetteur, le destinataire et les totaux) à l'EXTENDED (détails complets de chaque ligne, informations sur le transport, etc.).
La norme européenne EN16931, utilisée dans Factur-X, représente un niveau intermédiaire, incluant les informations essentielles pour les échanges internationaux.
La société Innovative Diagnostic était confrontée à des défis de facturation électronique. Cette société utilise un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) capable de générer des factures en PDF ou en XML, mais pas les deux simultanément.
Pour se conformer aux exigences de Chorus et de ses équivalents européens, l'entreprise devait passer par un prestataire externe. Ce dernier convertissait les fichiers XML et PDF en format Factur-X, engendrant des coûts importants :
Face à cette problématique, Triotech a développé un outil sur mesure, baptisé IDdemat. Ce logiciel permet de :
Cette solution élimine le besoin de recourir à un intermédiaire pour la conversion des factures, offrant ainsi une autonomie accrue et des économies substantielles à l'entreprise.
Autre avantage : en cas de modification de format de facture, la société émettrice est également autonome pour réaliser elle-même les adaptations.
L'adoption du format Factur-X représente une avancée significative dans la digitalisation des processus de facturation. Elle permet non seulement de se conformer aux exigences réglementaires, mais aussi d'optimiser les échanges commerciaux à l'échelle nationale et européenne.
L'exemple présenté illustre comment une solution sur mesure peut transformer un défi en opportunité. En devenant autonome dans la génération et l'envoi de factures Factur-X, l'entreprise a pu réaliser des économies importantes tout en gagnant en efficacité.
Si votre entreprise fait face à des défis similaires dans la gestion de ses factures électroniques, sachez qu'il existe des solutions adaptées à vos besoins spécifiques. Des outils sur mesure peuvent vous permettre de générer et gérer vos factures Factur-X en toute autonomie, sans dépendre d'un prestataire externe. N'hésitez pas à solliciter Triotech dans vos projets de dématérialisation !